出張旅費規程と日当はなぜ節税になる?仕組み・目安の金額・悪用のリスクを解説

日当はなぜ節税になる?出張旅費規程の仕組み・金額の目安・注意点

渋谷区代々木の税理士、畑間です。

出張が発生する会社であれば、ぜひ検討していただきたいのが「出張旅費規程」を整備して「日当」を支給する方法です。役員1人だけの会社でも使えるうえ、正しく設計すれば会社側・個人側の双方にメリットがあります。一方で、金額の設定を誤ったり、実態の伴わない運用をしたりすると、税務調査で否認されるリスクもある手法です。今回は、なぜ日当が節税になるのかという基本的な仕組みから、節税額の目安、日当の相場、規程作成のポイント、そして悪用した場合のリスクまで、順を追って解説します。

出張旅費規程・日当とは

出張旅費規程とは、社員や役員が出張する際の交通費・宿泊費・日当の支給ルールを定めた社内規程です。このうち「日当」は、交通費や宿泊費とは別に、出張に伴う諸雑費(移動中の細かな出費や、慣れない土地で働くことへの労苦に対する対価的な性格を持つとされています)をカバーする目的で、出張1日あたり定額で支給されるものです。実費精算ではなく、あらかじめ規程で定めた金額を一律に支給する点が特徴で、この「定額・実費と切り離されている」という性質が、後述する節税効果の土台になっています。

なぜ節税になるのか

出張旅費規程による日当が節税につながる理由は、受け取る個人側と支払う会社側、それぞれにあります。

個人側:所得税・住民税・社会保険料がかからない

所得税法上、旅費として「その旅行に通常必要であると認められる範囲内」の日当は非課税所得とされています。「社会通念上相当」と認められる金額であれば、給与のように源泉徴収されず、所得税・住民税の対象にもなりません。さらに、給与ではなく旅費として支給されるため、社会保険料(健康保険・厚生年金保険)の算定基礎となる報酬にも含まれず、個人が負担する保険料も増えません。同じ金額を給与として上乗せした場合と比べると、この非課税・社会保険料対象外という扱いの差が、そのまま手取りの差になります。

会社側:全額損金、さらに消費税の仕入税額控除も

会社側では、支給した日当の全額を旅費交通費として損金にできます。これは給与として支給した場合と同じですが、日当は給与ではないため、会社が負担する社会保険料(標準報酬に応じておよそ15%程度)が発生しません。さらに、国内出張について通常必要と認められる範囲の金額であれば、消費税の課税仕入れとして仕入税額控除の対象にもなります。給与の支払いは消費税の対象外で仕入税額控除ができないため、これは日当という支給方法ならではのメリットです。しかも「出張旅費等特例」という仕組みにより、この仕入税額控除を受けるのに取引先からのインボイス(適格請求書)は必要ありません。帳簿に、通常の記載事項に加えてこの特例を適用する旨を記載し保存しておけば足りるとされています。通常の経費であればインボイスの保存が必須になることを考えると、この手続きの簡便さも日当ならではのメリットといえます。なお、この仕入税額控除の対象になるのは国内出張分に限られ、海外出張のために支給した日当・旅費は、原則として消費税の課税仕入れにはなりません(国外での役務提供にあたるためです)。海外出張が多い会社では、この点を踏まえて経理処理を分けておく必要があります。

節税額の目安(簡易シミュレーション)

具体的にどの程度の効果があるのか、簡単な例で確認してみます。日当を1日5,000円とし、年間40日(週1回弱程度)出張するケースを想定すると、年間の日当支給額は20万円になります。この20万円を、①出張旅費規程に基づく日当として支給した場合と、②規程を作らずに同額を給与に上乗せして支給した場合とで比較します。

給与に上乗せした場合、会社側には社会保険料の追加負担(概算15%として約3万円)が生じ、個人側にも社会保険料の追加負担(約3万円)と、その分を差し引いた金額に対する所得税・住民税の負担(概算20%として約3.4万円)が生じます。合計するとおよそ9.4万円の負担が追加で発生する計算になり、個人の手取りも20万円のうち約13.6万円にとどまります。これに対して日当として支給すれば、この9.4万円の負担がまるごと発生せず、個人は20万円を全額手取りとして受け取れます。対象となる役員・従業員の人数が多いほど、また出張の頻度や日当の金額が大きいほど、この効果は積み重なっていきます。

※このシミュレーションは、社会保険料率・所得税率を概算で仮定した簡易的なものです。実際の負担額は、標準報酬月額や所得水準、家族構成などによって変わりますので、あくまで目安としてご覧ください。

日当の相場はどれくらい?

日当の金額に法律上の上限はありませんが、「社会通念上相当」と認められる範囲であることが前提です。参考にされることが多いのが国家公務員等の旅費に関する規程で、職務の級に応じておよそ3,600円〜3,800円程度の日当が定められています。民間企業の相場観としては、次のような水準がよく紹介されています。

これらはあくまで目安であり、正解というわけではありません。実際に自社に合った金額を検討する際は、出張の頻度や内容、業種の慣行、そして「同業種・同規模の会社と比べて説明がつく金額かどうか」を軸に設定することが大切です。高ければ高いほど良いわけではなく、継続的に運用しやすく、税務調査でも説明しやすい水準に落ち着けることをおすすめします。

出張旅費規程を作る際のポイント

出張旅費規程を実際に整備する際は、次の点を押さえておく必要があります。

• 出張の定義(移動距離や時間など、どこからが「出張」に該当するかの基準)を明確にする
• 日当の金額を役職ごとに定め、特定の人だけを優遇するような不公平な規程にしない(役員・従業員全員を対象とする)
• 規程の内容と実際の支給実態を一致させ、規程だけ作って運用が伴っていない状態を避ける
• 出張命令書・出張報告書・交通費や宿泊費の領収書など、出張の事実を証明する書類を整理・保管しておく
• インフレや出張実態の変化にあわせて、年1回程度は金額を見直す

悪用した場合の税務リスク

出張旅費規程・日当は有効な節税手法ですが、正しく運用しないと税務調査で否認されるリスクがあります。

日当の金額が過大な場合

「社会通念上相当」と認められる水準を大きく超える日当は、その超過部分が給与とみなされ、さかのぼって源泉徴収漏れを指摘されるほか、過少申告加算税や延滞税が課される可能性があります。同業種・同規模の会社の水準や、国家公務員の旅費規程などと比べて明らかに高すぎる金額設定は避けるべきです。

実態のない出張(架空出張)への支給

実際には出張していないにもかかわらず日当を支給していた場合、単なる計算ミスではなく意図的な所得の除外・費用の水増しとみなされ、重加算税を含む重い処分の対象になり得ます。出張命令書や出張報告書、交通機関の利用記録などの客観的な証拠を残しておくことが、こうした疑いを避けるうえで欠かせません。

規程はあるが運用が伴っていない場合

規程自体は整備していても、特定の役員だけ規程外の高額な日当を受け取っていたり、証拠書類がまったく残っていなかったりすると、税務調査で規程の実効性そのものを疑われ、支給額全体が給与として否認されるリスクがあります。規程を作ることと、それを一貫して運用し記録を残すことは、どちらも欠かせません。

消費税の仕入税額控除が認められないケース

消費税の仕入税額控除についても、帳簿に「出張旅費等特例」の適用を受ける旨など必要な事項を記載していない場合や、通常必要と認められる範囲を超える金額については、控除が認められない可能性があります。日当を消費税の計算に含める際は、法人税・所得税の取扱いとあわせて、帳簿の記載要件を満たしているかを確認しておく必要があります。

まとめ:金額設定と運用の実態がカギ

• 出張旅費規程による日当は、個人側では所得税・住民税・社会保険料が非課税、会社側では全額損金かつ社会保険料の会社負担も発生せず、要件を満たせば消費税の仕入税額控除の対象にもなる
• 簡易シミュレーションでは、年間20万円の日当を給与に上乗せした場合と比べて、およそ9万円強の負担軽減効果が見込める(あくまで簡易的な目安)
• 日当の相場は国家公務員の旅費規程(3,600円〜3,800円程度)や民間企業の水準を参考に、同業種・同規模で説明がつく金額に設定する
• 役員・従業員全員を対象とした公平な規程にし、実際の運用・証拠書類の保管を規程どおりに行うことが重要
• 金額が過大な場合や、実態のない出張への支給、規程と運用の不一致は、税務調査で否認され追徴課税につながるリスクがある

出張旅費規程の作成・日当の金額設定は、自社の出張実態に合わせて個別に検討する必要があります。導入を検討する際は、実行に移す前に一度専門家にご相談いただくことをおすすめします。

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